1. Starta processen
Processen inleds med beslutet att inleda planeringen av ekologisk hållbar utveckling. Det är viktigt att styrelsen och ledningen engagerar sig, men det är lika viktigt att hela organisationen involveras. I början är det bra att bekanta sig med vad ekologisk hållbar utveckling innebär med tanke på den egna organisationens verksamhet och varför det är viktigt att främja den just i den egna organisationen.
I inledningsskedet av processen kommer man överens om hur arbetet framskrider: utarbetas en ny plan för ekologisk hållbarhet eller uppdateras den befintliga planen, vem som ansvarar för processen, hur tidsplanen ser ut och hur man kommunicerar om arbetet. Samtidigt är det bra att fundera över hur man kan säkerställa olika aktörers och i synnerhet organisationsmedlemmarnas delaktighet och utnyttja det kunnande som redan finns i organisationen och den information som samlats in tidigare. Man kan också fråga sig om det behövs kompetens utifrån och fråga andra organisationer hur de har närmat sig processen.
2. Kartläggning av nuläget
Utvecklingsarbetet baserar sig alltid på en förståelse av nuläget. Vid kartläggningen av ekologisk hållbarhet granskas miljökonsekvenserna av organisationens verksamhet som en helhet. Som hjälp kan man till exempel använda enkäter, diskussioner, workshoppar, uppföljningsdata samt respons från aktörer och deltagare.
Vid kartläggningen kan man till exempel utreda:
- vilka miljökonsekvenser organisationens verksamhet ger upphov till,
- hur evenemang, anskaffningar och resor belastar miljön,
- hurdana rutiner det finns i lokalerna och i vardagsarbetet,
- hur den ekologiska hållbarheten syns i förhållande till organisationssyftet,
- hur bra man kommunicerar om ekologisk ansvarsfullhet till såväl interna som externa intressentgrupper
Det är viktigt att granska vilka ekologiska mål organisationen redan har och hur genomförandet av dem följs upp. Nivåbeskrivningarna nedan hjälper att gestalta verksamhetens nuvarande nivå och identifiera utvecklingsobjekt.
- Basnivå: Organisationen har inga klart definierade miljömål, eller så är de allmänna (t.ex. ”vi arbetar mer ekologiskt”) eller förklarande (t.ex. ”ekologiska värden är viktiga för oss”). Sorteringen av det avfall som uppkommer vid evenemangen, anskaffningarnas miljökonsekvenser eller utsläppen från resor har inte ställts upp bland mätbara mål. Till exempel har målen för att minska matsvinnet, öka användningen av kollektivtrafik eller öka andelen vegetarisk mat inte fastställts och genomförandet av åtgärderna följs inte upp.
- Utvecklingsnivå: Organisationen har satt upp vissa konkreta miljömål, såsom att välja vegetarisk mat vid evenemang, minska tryckt material eller undvika att flyga på inrikesresor. Uppnåendet av målen följs delvis upp till exempel med hjälp av responsenkäter, uppgifter om reseersättningar eller punktvisa uppföljningar. Målen omfattar dock inte alla verksamhetsområden och uppföljningen sker ännu inte regelbundet eller årligen på ett jämförbart sätt.
- God nivå: Organisationens miljömål omfattar verksamhetens centrala delområden, såsom ordnande av evenemang, anskaffningar och resor. För organisationens evenemang utarbetas hållbarhetsplaner, och praxis för hållbar utveckling ingår i introduktionen av anställda och förtroendepersoner. Uppnåendet av målen följs upp regelbundet med valda mätare, men uppföljningen är inte helt heltäckande eller kan inte jämföras systematiskt under flera års tid. Ansvaren för ekologisk hållbar utveckling har definierats.
- Berömlig nivå: Organisationen har tydliga och mätbara miljömål på flera delområden som regelbundet följs upp. Till dessa hör till exempel att minska matsvinn vid evenemangen till en viss procentandel, antalet vegetariska och veganska serveringar vid evenemangen och i kostnadsersättningarna, att öka andelen resor med kollektivtrafik eller att öka antalet miljömärkta anskaffningar. Uppnåendet av målen följs regelbundet upp med hjälp av överenskomna mätare, resultaten jämförs med tidigare år och utvärderingsuppgifterna utnyttjas aktivt i planeringen av, utvecklingen av och kommunikationen om verksamheten. I organisationen har utsetts en anställd och/eller förtroendeperson som ansvarar för ekologisk hållbar utveckling.
Du kan använda självutvärderingstabellen för att kartlägga nivån på din organisation. Hämta tabellen här i pdf-format eller som Google Sheets-fil som kan kopieras.
3. Fastställande av mål och val av åtgärder
Målen fastställs utifrån kartläggningen till exempel för en period på 1-3 år. I målen besvaras frågan: Vad vill vi konkret förbättra eller ändra med tanke på den ekologiska hållbarheten? Allt behöver inte göras på en gång, utan det väsentliga är att identifiera de delområden där ändringarna har störst effekt.
Goda mål är tydliga, realistiska och mätbara. De hjälper till att styra verksamheten och följa upp framstegen. Det är viktigt att informera hela organisationen om målen (anställda, förtroendepersoner, medlemmar, deltagare i verksamheten) så att alla vet vad man strävar efter och genom sin egen verksamhet kan stödja uppnåendet av målen.
På basis av målen fastställs konkreta åtgärder. Åtgärderna kan gälla till exempel ordnande av evenemang, anskaffningspraxis, resor, användning av lokaler, miljöfostran eller kommunikation. Samtidigt är det bra att fundera över hurdant tilläggskunnande eller hurdant stöd genomförandet av åtgärderna kräver för såväl organisationernas anställda, förtroendepersoner som medlemmar och frivilliga. Se nedan i denna handbok exempel på åtgärder.
4. Genomförande och uppföljning
För att planen inte ska bli en separat handling ska den införlivas i vardagens verksamhet. Detta innebär att man kommunicerar om den samt inför den i organisationens strategi, verksamhets- och arbetsplaner, instruktioner och vid behov i budgeten. För åtgärderna utses ansvariga personer och tidtabeller så att genomförandet av dem kan följas upp. Dessutom är det viktigt att informera om åtgärderna och det kan du läsa mer om i slutet av handboken.
Det lönar sig att regelbundet följa upp hur planen genomförs. Uppföljningen hjälper att se vilka åtgärder som fungerar bra och var det behövs ändringar. De konkreta målen och mätarna stöder utvärderingen och synliggör framstegen. Du hittar exempel på mätare under rubrikerna ”Utvärdera till exempel dessa” i följande avsnitt. För att säkerställa uppföljningen kan man sammankalla en arbetsgrupp med anställda och/eller förtroendepersoner som granskar hur målen framskrider. På så sätt sprids ansvaret för hållbar utveckling i större utsträckning inom organisationen. Om organisationen är ett förbund kan man uppmuntra till hållbar utveckling i distrikts- eller regionorganisationer till exempel genom att lägga till en punkt om hållbar utveckling i mallarna för verksamhetsplanen och årsberättelsen.