Jos et tiedä missä olet, miten voit päättää mihin mennä? Vieraillessa uudessa kaupungissa on toisinaan mukava vaellella katuja pitkin ja katsoa mihin päätyy. Tällä tavoin olen löytänyt viehättävimmät kujat ja kivoimmat puistot. Mutta jos tavoitteena on päästä johonkin tiettyyn paikkaan tai ottaa kaupunki tehokkaasti haltuun, tarvitaan kartta. Pitää tietää mistä on tulossa ja mihin menossa. Sama pätee toiminnan suunnitteluun. Siksi onkin hämmentävää miten monessa organisaatiossa edelleen suunnistetaan sokkona.
Heti kesälomien jälkeen käynnistyy järjestöissä yksi vuoden keskeisimmistä toimista, kun tulevan vuoden toimintaa aletaan suunnitella. Toimintasuunnitelmat ja talousarviot rakennetaan elo-lokakuussa. Tapoja suunnitella toimintaa on monia. Joskus se tarkoittaa sitä, että kaivetaan esiin edellisen vuoden pohja ja muokataan sitä vain hieman seuraavalle vuodelle. Tämä lienee lähinnä pienten paikallisyhdistysten helmasynti. Toinen tapa on laatia kattavat toimintaympäristöanalyysit, selvittää kohderyhmän ja jäsenistön tarpeet sekä katsoa strategiasta suuntaviivoja. Näiden kahden mallin väliin ja ympärille mahtuu lukuisia muita tapoja. Yhtä kaikki, arvioinnin soisi tavalla tai toisella aina olevan mukana.
Ilman arviointia organisaatio suunnistaa sokkona
Arvioinnin kautta halutaan usein saada näkyviin vaikutuksia ja tuloksia, joiden kautta toiminnan merkitystä ja tarpeellisuutta voidaan perustella rahoittajille. Tällöin kuitenkin unohtuu arvioinnin vielä tärkeämpi tehtävä. Vain arvioinnin kautta voimme tietää missä olemme nyt. Jokainen joskus eksyksissä ollut tietää kuinka arvokas tuo tieto on. Ei kauppakeskuksissakaan karttoihin syyttä suotta merkitä olet tässä -pisteitä.
Keväällä vuosikertomusta tehdessä katsotaan onnistumisia ja epäonnistumisia, mietitään syitä ja lasketaan tuloksia. Sen sijaan nyt pitäisi pystyä arvioimaan muutosten tarpeellisuutta ja kohderyhmien tarpeita. Arvioinnin kautta saadaan selkärankaa valinnoille, joita toimintaa suunnatessa on välttämätöntä tehdä. Arvioinnin avulla voidaan perustella muutostarpeet ja joskus hankalatkin päätökset.
Miten rakentaa arviointikulttuuria?
Meillä Nuorisoala ry:ssä arviointisuunnitelmamme mukaisesti toimintamme arvioinnin tavoitteena on vastata seuraaviin kysymyksiin:
- Vastaako toimintamme strategiamme mukaisia tavoitteita?
- Miten hyvin toteutamme meille sovittuja tehtäviä?
- Miten hyvin toimintamme palvelee kohderyhmiämme?
- Toteutuuko toimintasuunnitelmassa päätetyt toimet ja tavoitteet?
Näitä kaikkia tarkastelemme nyt kesällä ennen varsinaisen toimintasuunnitelman tekemistä. Strategiset linjat ja säännöistä löytyvä toiminnan tarkoitus tarjoavat suuret linjat, joihin toimintaa on hyvä säännöllisesti peilata. Kohderyhmän toiveita kartoitamme muun muassa jäsenkyselyn kautta, joka muuten on käynnissä parhaillaan. Arvokasta tietoa tarjoavat myös tilaisuuksien palautteet, erilaiset vierailut ja muut kohtaamiset sekä palaute kumppaneiltamme. Yhteisten keskustelujen kautta jalostamme näistä tilannekuvaa alasta ja toimintamme kohderyhmien tarpeista. Niiden pohjalta suunnittelemme sitten vuodelle 2026 tavoitteet ja toimenpiteet.
Ensi syksynä kun laadit toimintasuunnitelmaa, kysy ensin mitä tiedämme toiminnastamme juuri nyt? Jos vastaus on epäselvä, on aika aloittaa arviointi.
Tässä kolme askelta, joiden avulla oman organisaation arviointikulttuurin luomisessa pääsee alkuun:
- Hae tietoa ja virikkeitä. Tutustu Opintokeskuksen Siviksen ylläpitämään vaikuttavasti.fi -sivustoon. Sivusto kokoaa tietoa vaikuttavuusarvioinnin tueksi, ja sopii hyvin itseopiskelumateriaaliksi ja ajatusten virittelijäksi monenlaiselle järjestötoimijalle.
- Laadi arviointisuunnitelma. Hyödynnä valmiita pohjia tai Nuorisoala ry:n mallia. Kokoa yhteen kaikki jo tehty arviointityö. Kirjaa myös vastuut – kuka tekee ja mitä. Todennäköisesti tietoa on jo paljon saatavilla, ehkä enemmän kuin äkkiseltään mieleen tuleekaan. Tärkeää on myös kirjata kuka tekee mitäkin.
- Tee arviointi näkyväksi. Viesti avoimesti, miksi arviointia tehdään ja mitä sillä on saatu aikaan. Varmista, jokainen tietää mihin arvioinnin kautta voi vaikuttaa. Arviointi ja mittaaminen ovat ennen kaikkea johtamisen välineitä, joiden avulla tehdään parempia päätöksiä.
Organisaation arviointikulttuurin rakentaminen vie aikaa. Mitä pidempään tietoa kerätään, sitä pidempiä aikasarjoja saadaan ja sitä helpommin aletaan nähdä trendejä ja muutoksia. Onnistunut arviointi vaatii taustalle aina rutiinityötä. Pitää kerätä tilastoja, laatia taulukoita ja tehdä kyselyjä. Liian usein ne muistetaan liian myöhään. Arviointi tarjoaa pohjan, jonka päälle uutta rakennetaan. Toiminnan suunnittelussa se ei ole kehän viimeinen piste, vaan ensimmäinen.
Järjestämme maanantaina 29.9.2025 klo 13.00-15.00 syventävän koulutuksen Miten hyödynnän arviointia johtamisen välineenä?, joka tarjoaa käytännönläheisen johdatuksen organisaation arviointikulttuurin rakentamiseen sekä arviointisuunnitelman laatimiseen ja sen hyödyntämiseen toiminnan ja tavoitteiden kehittämisessä. Tämä koulutus on tarkoitettu henkilöille, joilla on jo jonkin verran tietoa toiminnan arvioimisesta ja mittaamisesta. Koulutus keskittyy arvioinnin kehittämiseen ja oletuksena on, että osallistuja tuntee oman organisaationsa tiedon tarpeet ja olemassa olevat tavat kerätä tietoa. Koulutus sopii parhaiten toimintaa johtaville, kehittäville ja suunnitteleville työntekijöille ja luottamushenkilöille. Ilmoittaudu mukaan tämän linkin kautta.
Tuija Kautto
Kirjoittaja toimii Nuorisoala ry:n palvelujohtajana ja haahuilee mielellään vapaa-ajallaan, muttei töissä.
tuija.kautto@nuorisoala.fi
