Koronaviruksen myötä yhä useampi työnantaja suosittelee etätöiden tekemistä. Järjestöille on tarjolla ilmaiseksi tai hyvin edullisesti erilaisia etätyön mahdollistavia sovelluksia ja järjestelmiä, joista on hyötyä myös takaisin arkeen palatessa. Kokosimme yhteen viisi vinkkiä:
1. Erilaiset pilvipalvelut mahdollistavat etätöiden tekemisen.
Pilvipalveluiden käyttöön ottaminen voi olla haastavaa nopealla aikataululla, mutta ainakin tulevaisuuden kannalta on hyvä alkaa miettimään järjestön tiedostojen ja työskentelyn siirtämistä pilveen. Järjestöille on tarjolla Google Järjestöille -ohjelma, jonka avulla saa G-Suiten maksutta järjestön käyttöön. Microsoft tarjoaa Office 365:n perusversion ilmaiseksi järjestöille ja Microsoft 365:n ilmaiseksi 10 hengen tiimeille.
2. Slack – erinomainen työkalu sisäiseen viestintään.
Slack toimii näppärästi sekä tietokoneella että puhelimessa. Slackissä hoituu niin koko työyhteisön tiedottaminen, yksityis- ja ryhmäkeskustelut, jopa 15 hengen videopuhelut, tiedostojen lähettäminen kuin keskustelujen hakeminen historiasta. Slackissä oleellista on tarpeellisten kanavien luonti, jolloin tiettyyn keskusteluun on helppo jälkikäteen palata. Järjestöjen on mahdollista saada Standard Plan ilmaiseksi, mikä mahdollistaa muun muassa rajattoman arkiston. Slackiin saa myös integraatioita niin Google Drivesta kuin O365:stä.
3. Projektien hallintaan jelppiä Asanasta.
Etätöitä tehdessä projektien hallinnasta tulee entistä tärkeämpää ja siihen oiva työkalu on Asana, jolla projektin saa palasteltua pienempiin osiin ja tehtäviin sekä sijoittamaan nämä aikajanalle ja seuraamaan sen avulla edistymistä. Asanaan pystyy integroimaan lukuisia eri palveluja, kuten vaikka G Suiten tai O365:n.
4. Etätapaamiset sujuvaksi Zoomissa.
Zoomin avulla etäpalaverien ja isompien tapahtumien pitäminen etänä onnistuu helposti. Zoomissa on erinomaisia ominaisuuksia, kuten Breakout rooms, joka mahdollistaa ryhmän jakamisen pienryhmätyöskentelyä varten omiin virtuaalitiloihinsa, sekä esimerkiksi Raise Hand -toiminnolla voi pyytää puheenvuoroa. Lisäksi Zoomin äänestystoiminnot ovat hyvä lisä etäkokouksiin. Etäosallistumismahdollisuuksien lisääminen ja yhteisten etäpalaverikäytäntöjen luominen on muutenkin ajankohtaista ja tärkeää.
Allianssi koordinoi ohjelmistolahjoituksia yhteistyössä TechSoup Suomen kanssa
TechSoup tarjoaa suomalaisille kansalaisjärjestöille laadukkaita IT-ohjelmistoja ilman, että niihin täytyy panostaa suuria summia rahaa. Näin järjestöt voivat toimia entistä tehokkaammin ja resurssit säästyvät tärkeän toiminnan pyörittämiseen. Kauttamme löytyy esimerkiksi monipuolisia Microsoftin ja Adoben ohjelmistoja.
TechSoupiin voi tutustua osoitteessa techsoup.fi.
Lisätietoja TechSoup Suomesta
Riikka Helminen, koordinaattori
techsoup@techsoup.fi
TechSoup Suomi on osa TechSoupin globaalia verkostoa ja se toimii jokaisessa maassa paikallisen organisaation kanssa.