Vuodesta 2014 lähtien Suomen 4H-järjestössä on toteutettu asiakaslähtöistä rakenneuudistusta, joka on mullistanut 4H:n organisaation. Käytännössä tämä rakenneuudistus on näkynyt ulospäin etenkin maakuntatason piirien lakkauttamisena eli kolmiportaisen organisaatiomallin keventämisenä.
Miten uudistusta lähdettiin tekemään ja miten se on tehty tuhansien lasten ja nuorten harrastusjärjestössä? Minkälaisia vaikutuksia rakenneuudistuksella on ollut? Suomen 4H-liiton palvelujohtaja Päivi Kiviranta vastaa kysymyksiin! Kiviranta toimi uudistuksen suunnitteluvaiheessa Hämeen 4H-piirin johtajana ja näin ollen oli tiiviisti mukana palvelu- ja organisaatiouudistuksen käsittelyssä.
Miksi asiakaslähtöinen rakenneuudistus päätettiin tehdä?
Jo 2000-luvun alkupuolella alettiin käydä keskustelua siitä, että 4H-liiton ja erisuuruisten 4H-piirien muodostama yhdistysten tukiorganisaatio oli liian pirstoutunut yhtenäisten ja tasalaatuisten valtakunnallisten palvelujen järjestämiseksi. Voimavarat olivat hajallaan, minkä vuoksi yhdistysten auttamista ja tukea ei pystytty toteuttamaan tasapuolisesti. Samaan aikaan paikallistason yhdistysten määrä oli laskenut huomattavasti johtuen kuntarakenteiden muutoksista sekä rahoituksellisista tai toiminnan organisoimiseen liittyvistä syistä.
Kiristyvä julkinen rahoitus uhkasi osaltaan tehdä kolmiportaisen organisaation tukipalvelujen tuotannon mahdottomaksi. Perusteellisen selvitys- ja valmistelutyön jälkeen meillä oli paikallis-, maakunta- ja liittotasolla sekä rahoittajan kanssa yhteinen tahto. Halusimme 2010-luvun alkaessa siirtää voimavarojamme hallinnosta enemmän paikallisten yhdistysten ruohonjuuritason toiminnan auttamiseen ja kehittämiseen. Tavoitteena oli tehokkaampi ja taloudellisempi toiminta maakuntatason byrokratia purkamalla.
Uudella organisaatiorakenteella haettiin kasvua myös kehittämistoimintaan. Maakunnallisten hankkeiden koordinointi piirien aikana oli melko vähäistä ja valtakunnalliset pilotoinnit kankeita toteuttaa.
Minkälaisia vaikutuksia rakenneuudistuksella on ollut 4H:n toiminnassa?
Säännöt ja edustuksellisuus. Uudistus on vaikuttanut luonnollisesti sääntöihimme ja edustuksellisuuteen liiton sisällä. Koko uudistus toteutettiin Suomen 4H-liiton edustajakokouksen päätöksellä vuonna 2013. Tämän jälkeen käytännössä 4H-piirien toiminta ja talous yhdistettiin Suomen 4H-liittoon ja piirit purettiin, jolloin paikallisista 4H-yhdistyksistä tuli suoraan liiton jäseniä.
Toimitilat ja henkilöstö. Suomen 4H-liitolla on tällä hetkellä toimipiste Helsingissä sekä yhdeksän aluetoimistoa. Toimitilojen käytön tehostaminen oli yksi rakenneuudistuksen tavoite ja vuoden 2014 jälkeen 4H-liitto luopui 4H-piirien käytössä olleista neljästä toimitilasta. Kaikki 4H-piirien palkkalistoilla olleet toimihenkilöt siirtyivät 4H-liiton palkkalistoille vanhoina työntekijöinä.
Tukipalveluiden tuottaminen 4H-yhdistyksille. Kestävä ja menestyksellinen yhdistyksissä tehtävä 4H-nuorisotyö edellyttää mm. nuorisotyön toimintamallien ja tuotteiden jatkuvaa kehittämistä, brändin rakentamista, varainhankintaa, osaamisen kehittämistä, edunvalvontaa sekä hankemaailman hyödyntämistä. Uudistuksen myötä tullut tiimijako (nuorisotyö, hallinto, alue- ja lähipalvelut) toteuttaa uudistuksen tavoitetta selkeämmistä toimenkuvista. Alue- ja lähipalvelutiimi toimii eniten suoraan 4H-yhdistysten rajapinnassa jalkauttaen nuorisotyön ja hallinnon vuosisuunnittelun mukaisia asioita yhdistysten toimi- ja luottamushenkilöille.
Mitkä toiminnot ovat säilyneet ja mitkä eivät?
Laadukkaiden ja yhdistyksiä lähellä olevien tukipalveluiden turvaaminen oli yksi tärkeimmistä tulevaisuuden tavoitteista 4H-yhdistysten palautteissa rakenneuudistuksen suunnitteluvaiheessa. Jokaiselle 4H-yhdistykselle on nyt nimetty liitossa lähitukihenkilö, joita alue- ja lähipalvelutiimissä valmennetaan laadukkaiden palveluiden tuottamiseen 4H-yhdistyksille. Tukea yhdistykset saavat mm. toiminnanjohtajien rekrytoinnissa, osaamisen kehittämisessä, toiminnan ja talouden organisoimisessa sekä kehittämishankkeiden suunnittelussa.
Uudistuksen myötä 4H-liitto on alkanut tuottaa taloushallintopalvelut kaikille 4H-yhdistyksille, mikä helpottaa valtionavun käyttämisen valvontaa ja vähentää riskejä ja vaarallisia työyhdistelmiä, joita yhdistystasolle hajautetussa taloushallinnossa oli. Lisäksi jo ennen uudistusta käyttöön otettu valtakunnallinen jäsenmaksu laskutetaan nykyään keskitetysti 4H-liitosta ja tilitetään edelleen yhdistyksille.
Olemme myös siirtyneet ostamaan IT-tuen ulkopuolelta järjestön oman IT-tuen tuottamisen sijaan. Henkilöstön saama tuki ei ole heikentynyt muutoksen myötä.
Päällekkäinen tekeminen on myös vähentynyt merkittävästi.
Millaisia muutoksia toimintaan on tullut ilman piirejä?
Aiempien 4H-piirien hallitusten tilalle on tullut alueneuvostot, jotka toimivat liiton alueyksiköiden asiantuntija- ja tukieliminä. Alueneuvostot esimerkiksi hoitavat edunvalvontaa ja edistää näkyvyyttä omalla alueellaan, ja ne on nähty erinomaisiksi foorumeiksi mm. sidosryhmäkeskusteluille, kehittämishankkeiden ideoimiselle ja lausuntojen antamiselle.
Yksi tarve on ollut tehostaa tiedonkulkua liiton sisällä sekä liiton ja yhdistysten välillä kaikilla tasoilla. Olemme organisoineet uudestaan sisäisiä kokouksia, joiden tavoite on varmistaa tiedonkulkua, sekä esimerkiksi selkeyttäneet johtoryhmän työskentelyä ja päätöksentekoa.
Päällekkäinen tekeminen on myös vähentynyt merkittävästi. Alue- ja lähipalvelutiimi tekee nyt aiempien piirien sijaan valtakunnallisesti vuosisuunnitelman muiden tiimien kanssa sekä esimerkiksi tukee tapahtumien ja ohjelman toteuttamisessa. Myös sisäinen ja ulkoinen viestintä on tehostunut ja yhtenäistynyt. Nämä ovat vain pari esimerkkiä päällekkäisyyden poistumisesta.
Miten valtavassa järjestössä alueellinen yhteistyö sujuu nykyään?
Liitolla on nykyään kuusi aluejohtajaa, joiden tehtävänä on alueellaan vastata järjestön sidosryhmä- ja yhteiskuntasuhteista, hanketoiminnan kokonaisuudesta ja koordinaatiosta sekä varainhankinnasta. Aluetoimistoissa on lisäksi järjestöpäälliköitä, jotka yhdessä aluejohtajien kanssa luovat toimintaedellytyksiä 4H-yhdistyksille ja kehittävät liiton tuottamia tukipalveluita. Aluejohtajat ja järjestöpäälliköt muodostavat alue- ja lähipalvelutiimin, joka toimii yhdessä etäisyyksistä huolimatta.
Alueellinen yhteistyö 4H-järjestössä on ehdottomasti lisääntynyt aiemmin toistensa kanssa kilpailuasetelmassa olleiden itsenäisten piirien purkamisen myötä. Yhteistyössä oleellisessa roolissa on nykyaikainen tietotekniikka.
Millaisena rakenneuudistus on sinulle näyttäytynyt?
Isossa valtakunnallisessa järjestössä muutos on hidasta. Siihen liittyy aina tunteita, vastustusta, ennakkoluuloja, valtavaa innostusta, odotuksia, irtisanoutumisia, uusia esimiehiä, tietokatkoksia… Tätä listaa voisi jatkaa edelleen, koska muutos on jatkuvaa ja se lisää työkuormaa. Nämä asiat on pyritty huomioimaan liitossa esimerkiksi toimihenkilöiden jaksamisen kartoittamisella, kehityskeskusteluilla ja kuukausisuunnitelmilla.
Olen rehellisesti sitä mieltä, että tässä yhteiskunnallisessa ja taloudellisessa tilanteessa 4H-järjestön rakennemuutos oli välttämätön ja oli oikea ratkaisu. 4H on olemassa lapsia ja nuoria varten, ja me toimimme sen puolesta, ettei yksikään lapsi tai nuori jäisi syrjään yhteiskunnasta. Toimintamme perustana on vahva paikallinen toiminta, joten 4H-liiton on tuettava ja palveltava yhdistyksiä niin, että he onnistuvat työssään. Yhtenäisenä 4H-järjestönä meillä on siihen onnistumiseen täysi mahdollisuus.
Kuvat: Suomen 4H-liitto / Kati Laszka, Mikko Lehtimäki, Laura Halvari
Otsikkoa muutettu 28.8.2019 muotoon ”Miksi nuorisojärjestön kannattaa ravistella rakenteitaan – lue 4H:n esimerkistä!” aiemmasta ”Kohti tehokkaampaa ja toimivampaa 4H-organisaatiota”.