Päivitetty 19.3.2020
Koronaviruksen aiheuttama poikkeustila vaikuttaa järjestöjen arkeen monella tavalla. Kokosimme yhteen tietoa järjestöarjen hoitamiseen poikkeusoloissa.
Hallitus linjasi 16. maaliskuuta 2020 lisätoimenpiteistä koronavirustilanteen hoitamiseksi Suomessa. Linjattujen toimenpiteiden tarkoituksena on suojata väestöä sekä turvata yhteiskunnan ja talouselämän toiminta. Linjaukset ovat voimassa 13. huhtikuuta 2020 asti. Hallitus on todennut yhteistoiminnassa tasavallan presidentin kanssa, että maassa vallitsee koronavirustilanteen vuoksi poikkeusolot.
Ihmisten liikkumista voidaan rajoittaa tulevina kuukausina. Julkiset kokoontumiset on toistaiseksi rajoitettu kymmeneen henkilöön ja tarpeetonta oleilua yleisillä paikoilla suositellaan välttämään. Mitä tämä kaikki tarkoittaa järjestöjen näkökulmasta?
Vuosikokouksen järjestäminen poikkeusoloissa
Saako yhdistyksen kokouksia järjestää? Oikeusministeriö ohjeistaa:
Tähän ei ole yksiselitteistä vastausta, sillä yleisötilaisuuksina pidetään myös yhdistysten kokouksia ja yhtiökokouksia. Tähän on kuitenkin poikkeuksia. Niitä ei saa järjestää, jos niihin osallistuminen edellyttää kutsua tai tietyn yhteisön jäsenyyttä, jollei tilaisuutta voi osanottajien lukumäärän, tilaisuuden laadun tai muiden erityisten syiden perusteella pitää luonteeltaan yksityisenä. Linjauksen rajana on 10 henkilöä, joten pienten yhtiöiden ja yhteisöjen kokoukset voidaan pitää.
Isompia kokouksia kannattaa lykätä, jos sovellettava lainsäädäntö ja yhtiöjärjestys sen mahdollistavat. Jos määräaika on umpeutumassa, joutuu yhteisön johto arvioimaan, onko kokousta parempi lykätä vai yrittää toteuttaa se poikkeusjärjestelyillä kuten valtakirjoilla tai etäyhteyksillä. Tällöin pitää kuitenkin varmistaa, että kaikki halukkaat pystyvät osallistumaan kokoukseen tasavertaisesti. Vastuu kokousten järjestämisestä osakkaille turvallisella tavalla on aina yhtiöllä.
Lue lisää yhdistysten vuosikokousten järjestämisestä koronaviruspandemian aikana myös SOSTEn ja PRH:n sivuilta.
Tilintarkastus poikkeusoloissa
Usean tilintarkastusyhteisön sisäiset ohjeistukset suosittavat tilintarkastuksen toteuttamiseen etäyhteyksin. Tilintarkastuksen toteuttamisesta kannattaa olla pikimmiten yhteydessä omaan tilintarkastajaan ja varmistaa menettelytavat.
Vinkkejä etätoimintaan
Poikkeusoloissa nuoret kaipaavat mukavaa tekemistä ja ajateltavaa. Miten harrastustoimintaa voisi järjestää, kun fyysiset tapaamiset eivät tule kysymykseen? Esimerkiksi partiolaiset tarttuivat toimeen ja ryhtyivät ideoimaan etäpartiotoiminnan muotoja. Inspiroidu partiolaisten ideoista!
Yhdistyksen hallitus voi halutessaan järjestää kokouksensa myös sähköisesti. Sähköinen kokous sopii erityisesti sellaisiin kokouksiin, joiden esityslistassa on selkeästi kirjattu jokaisesta päätettävästä asiasta päätösesitys tai päätösesitys vaihtoehdot. Lue lisää sähköisestä kokouksesta!
Koronaviruksen myötä yhä useampi työnantaja suosittelee etätöiden tekemistä. Järjestöille on tarjolla ilmaiseksi tai hyvin edullisesti erilaisia etätyön mahdollistavia sovelluksia ja järjestelmiä, joista on hyötyä myös takaisin arkeen palatessa. Lue vinkit etätyöohjelmistoihin!
Ole armollinen itsellesi
Poikkeusoloissa on entistä tärkeämpää muistaa armollisuus itseä ja toisia kohtaan. Tehdään se, mitä voidaan poikkeusoloissa tehdä. Se riittää.